Virtual Assistant with a Soul

Gjør det enkelt for deg selv - jeg tar meg av alt det praktiske i bakgrunnen.

Hvem er en virtuell assistent - og hvorfor er det aktuelt?

En virtuell assistent tar seg av oppgavene dine på avstand - uten at du trenger kontorplass, utstyr eller en fast ansettelse. Du betaler for timene som faktisk brukes, når du faktisk trenger det.

Det kan handle om:

  • E-post og kalenderhåndtering.

  • Booking og kundeoppfølging.

  • Fakturering og enkel administrasjon.

  • Research og informasjonsbehandling.

  • Dokumenter og rapporter.

  • Administrasjon av nettside.

  • Enkel annonseproduksjon for sosiale medier og andre plattformer.

For mange små og mellomstore bedrifter har dette blitt et naturlig valg. Det sparer penger, ja, men det handler også om noe større: ingen ekstra kontorplass som skal driftes, ingen unødvendig pendling, ingen ressurser bundet opp i en stilling som kanskje bare trengs noen timer i uken. Du får hjelpen der og når du trenger den.

Hvem jeg hjelper

Små og mellomstore bedrifter

Jeg jobber først og fremst med små og mellomstore bedrifter, gründere og enkeltpersonforetak - folk som rett og slett har mer enn nok å gjøre.

Kanskje kjenner du deg igjen: kveldene går til e-post og papirarbeid du egentlig ikke har tid til, i stedet for til det du faktisk skal drive med. Eller kanskje du har innsett at du ikke trenger å ansette noen i full stilling - bare noen få timer i uken med hjelp som faktisk følger opp.

Andre ganger handler det rett og slett om struktur. Å ha noen som holder orden i systemene, følger med på detaljene, og sørger for at ingenting forsvinner i mengden.

Også for større virksomheter

Av og til handler det ikke om faste timer i uken, men om en periode med mye å gjøre - et prosjekt som krever litt ekstra kapasitet, eller store mengder informasjon som skal ryddes og bearbeides. Da kobler jeg meg på akkurat så lenge det trengs, enten det gjelder et enkeltstående prosjekt eller løpende bistand i en hektisk periode, uten at dere må bruke tid og ressurser på en full ansettelsesprosess.

Jeg tilpasser meg det du trenger, enten du driver alene eller har et team rundt deg.

Målet er enkelt: du skal kunne senke skuldrene og bruke tiden din der den faktisk teller.

Slik fungerer det

Det skal være enkelt å komme i gang - du trenger ikke ha alt klart på forhånd. Det finner vi ut av sammen.

Vi tar en prat

Ingen forpliktelser, bare en kort samtale på telefon eller video. Fortell litt om hverdagen din: hva som tar for mye tid, og hvor skoen trykker mest.

Så legger vi en plan

Ut fra det vi har snakket om, setter vi sammen noe som faktisk passer deg - enten det er faste timer hver uke, hjelp til ett konkret prosjekt, eller bare litt ekstra støtte når det topper seg.

Og så tar jeg over

Blir vi enige, overtar jeg det praktiske. Du kan senke skuldrene litt, vite at ting blir fulgt opp, og bruke tiden din der det teller mest.

Priser

Trenger du hjelp, men er usikker på hvor du skal begynne? Da starter vi med en uforpliktende samtale – helt gratis. I løpet av 30-60 minutter blir vi kjent, du forteller om bedriften din og hva du trenger hjelp til, og sammen finner vi ut hva som passer best for deg.

Timepris

For enkeltoppdrag og mindre oppgaver er timeprisen 680,- kr.

Er dette første gang vi jobber sammen, får du 20 % rabatt på de fem første timene – da betaler du 544,- kr./ time. En fin måte å prøve ut samarbeidet på uten å binde deg til noe stort.

Månedspakke

Trenger du mer fast hjelp i hverdagen, lønner en månedspakke seg bedre – da vet du at jeg har satt av tid til akkurat din bedrift hver måned, uten at du må tenke på det underveis. Som ny kunde får du 20 % rabatt på din første måned, slik at du kan bli kjent med hvordan jeg jobber før du bestemmer deg for videre samarbeid.

  • Liten pakke: 10 timer i måneden: 6 200,- kr
    (20 % rabatt første måned: 4 960,- kr).

  • Standard pakke: 20 timer i måned: 11 600,- kr
    (20 % rabatt første måned: 9 280,- kr).

Andre behov

Har du behov som ikke helt passer inn i disse rammene? Ta gjerne kontakt - jeg setter alltid sammen en løsning tilpasset akkurat din bedrift og dine behov.

Eksempler på hvordan jeg kan hjelper i praksis

Fra bilagskaos til full kontroll

Oppdraget: En travel håndverker satt stadig igjen på kveldene og lette etter krøllete kvitteringer i lomma på arbeidsbuksa. Fakturaene hopet seg opp, og det gikk rett og slett utover pengene som skulle komme inn.

Hva jeg gjorde: Jeg satte i gang en enkel, fast rutine: hver uke la jeg inn bilagene fortløpende, gikk gjennom regningene som kom inn, og gjorde fakturagrunnlaget klart så snart en jobb var ferdig.

Resultatet: Kunden fikk tilbake omtrent 8 timer i måneden, pengene kom raskere inn på konto, og regnskapsføreren slapp å jage etter rot i bilagene – alt lå ferdig sortert.

Full kontroll på innboks og kalender

Oppdraget: Daglig leder mottok over 60 e-poster hver dag, og de viktige kundehenvendelsene forsvant fort i mengden. Møteplanlegging tok dessuten altfor mye av tiden hans.

Hva jeg gjorde: Ryddet opp i innboksen fra bunnen av med fargekoder, faste mapper og klare prioriteringsregler. Laget svarmaler til de vanligste henvendelsene og satte opp faste rutiner for møtebooking.

Resultatet: Lederen satt igjen med bare 5–10 e-poster som faktisk krevde hans oppmerksomhet hver dag, og kalenderen gikk fra kaos til noe han kunne stole på – helt uten dobbeltbookinger.

Strukturering av kunderegister og prosjekter

Oppdraget: Kundeinformasjon, notater og oppfølgingspunkter lå spredt overalt – i ulike notatbøker, e-poster og meldinger. Rådgiveren mistet fort oversikten over hvem som skulle følges opp, og når.

Hva jeg gjorde: Bygget opp et enkelt og oversiktlig system i Google Sheets, hvor leads, prosjektstatus, tidsbruk og faste oppfølgingsdatoer ble samlet på ett sted.

Resultatet: Full oversikt over alle pågående prosjekter, og betydelig færre salgsmuligheter gikk tapt fordi oppfølgingen skjedde til rett tid.

Flerspråklig koordinering og leverandørkontakt

Oppdraget: Bedriften hadde internasjonale samarbeidspartnere, og det gikk med altfor mye tid til korrespondanse og oversettelse av arbeidsdokumenter og henvendelser.

Hva jeg gjorde: Overtok den løpende kommunikasjonen og avklaringene med de utenlandske leverandørene, og sto for oversettelse og språkvask av avtaler og instruksjoner mellom norsk, engelsk og litauisk.

Eksemplene illustrerer typiske oppgaver og resultater en virtuell assistent kan levere.

Om meg

Jeg heter Inesa, og står bak Razminaite Business Support.

Jeg startet for meg selv fordi jeg ønsket å eie min egen tid og jobbe tett med kundene mine - med ordentlig, personlig oppfølging, ikke bare fra sidelinjen.

Min bakgrunn

Jeg startet karrieren i reklamebransjen, som administrator i 2017. Totalt har jeg over 8 års erfaring fra administrative roller, både i Litauen og i Norge.

I tillegg har jeg bred erfaring fra norsk arbeidsliv utenfor kontoret. Jeg har jobbet fysisk i næringsmiddelindustrien – på en gård som produserte lokal norsk ost og rakfisk, på et bakeri og på en fabrikk for potetprodukter, der jeg jobbet som laborant med krav til stor nøyaktighet og ansvarsfølelse. Jeg har også vært daglig leder i et renholdsfirma, med personalansvar og daglig drift.

Gjennom hele karrieren har jeg jobbet tett med både nordmenn og folk fra andre kulturer, noe som har gitt meg fleksibilitet og et bredere perspektiv. Kombinasjonen av administrativ presisjon, praktisk arbeidserfaring og lederansvar er nettopp det jeg tar med meg inn i arbeidet som virtuell assistent.

De siste 16 årene har jeg bodd og jobbet i Norge, og har opparbeidet meg solid kjennskap til norsk næringsliv og bedriftskultur.

Jeg snakker norsk, litauisk, engelsk og russisk, noe som gjør meg til et naturlig valg for bedrifter som jobber med internasjonale kunder eller leverandører.

Vil du vite mer om utdanningen og tidligere roller mine? Du finner meg på LinkedIn.

Hva som driver meg

Jeg trives best med å skape orden der det var kaos. Struktur, ryddige rutiner og gode systemer er det jeg brenner for – og å vite at jeg frigjør tid for andre, er det som motiverer meg mest.

Når du jobber med meg, får du:

  • Oppgaver løst grundig og innen avtalt frist.

  • En som holder hodet kaldt når du selv ikke har tid.

  • Rask, tydelig og direkte kommunikasjon.